POLITIQUE DE VIDÉOSURVEILLANCE

VALROM INDUSTRIE SRL

Date de mise en œuvre : 19.02.2024

1.  introduction

1.1.   Valrom Industrie SRL dispose de systèmes de vidéosurveillance des bâtiments où elle opère. Cette politique détaille la finalité de la surveillance et la procédure à suivre afin de respecter les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.

1.2.   Lors de l'élaboration de cette politique, les dispositions du Règlement sur la Protection des Données (RGPD), de la Loi no. 190/2018, de la loi no. 333/2003, du GD no. 301/2012 et Décision ANSPDCP no. 174/2018.

1.3.   Cette politique s'applique à tous les lieux de travail de Valrom Industrie SRL (ci-après « Valrom ») où des caméras de vidéosurveillance sont utilisées.

2.  Emplacements des caméras de surveillance

2.1.   Le système de vidéosurveillance fonctionne dans les locaux où se déroule l'activité de l'entreprise et est correctement signalé pour informer le personnel, les clients/fournisseurs, les visiteurs, etc. (ci-après « personnes concernées ») qu'elles se trouvent dans la zone d'action des caméras de surveillance.

2.2.   Les caméras de surveillance sont placées de manière à couvrir au maximum tous les espaces des locaux de Valrom, étant ainsi placées aussi bien à l'intérieur des bâtiments qu'à l'extérieur de ceux-ci, dans les zones vulnérables ainsi identifiées dans les analyses de risques en matière de sécurité physique.

2.3.   En principe, les domaines susceptibles d'offrir un degré de discrétion plus élevé ne sont pas surveillés.

2.4.   L'installation de caméras de surveillance se fait après une évaluation de l'impact sur la vie privée des personnes concernées.

3.  Les types de données collectées et la finalité de leur collecte

3.1.   Valrom utilise un système de télévision en circuit fermé dans le cadre de son système d'alarme antivol pour protéger ses biens, ses actifs, la sécurité de ses employés et de ses clients/visiteurs. Les données fournies par ce système de vidéosurveillance sont également utilisées pour suivre et rationaliser sa propre activité. Il existe également un système séparé qui utilise des caméras vidéo pour la reconnaissance automatique des numéros d'enregistrement, pour l'accès automatisé aux locaux de Bucarest, Bd. Preciziei no. 28, secteur 6.

3.2.   L'utilisation de systèmes de vidéosurveillance dans le but d'assurer la sécurité des objectifs, des biens et des valeurs repose sur l'obligation légale prévue par la loi 333/2013 et dans ses règles méthodologiques d'application. En ce sens, le traitement des données obtenues par voie vidéo contribue à la prévention, à la dissuasion, à la gestion et, le cas échéant, à l'investigation des incidents liés à la sûreté et à la sécurité, aux menaces potentielles ou aux accès physiques non autorisés, y compris l'accès non autorisé à des bâtiments ou des locaux sécurisés. où l'entrée se fait uniquement sur la base de "carte d'accès". Les caméras de surveillance ont également pour rôle de protéger l’infrastructure informatique.

3.3.   Les données fournies par le système de vidéosurveillance pourront être utilisées aux fins de réalisation d'audits, fondés sur l'intérêt légitime de Valrom à contrôler et rationaliser son activité. Les audits peuvent cibler le bon fonctionnement des équipements, le respect par les salariés des normes et instructions de travail (audit d'image ou de conformité) ou encore ils peuvent cibler la prévention/détection/investigation de fraudes, de comportements incorrects de certains salariés. Dans le même but, pour le suivi et la rationalisation de l'activité, les données du système de reconnaissance automatique du numéro d'enregistrement sont également utilisées.

3.4.   Toutes les caméras de surveillance fonctionnent 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX et capturent des images permettant l'identification des personnes et des véhicules dans les zones de couverture. Les images sont stockées au format numérique et peuvent fournir des informations telles que la date, le numéro de plaque d'immatriculation, le lieu surveillé, l'heure, selon le cas.

3.5.   Les systèmes de surveillance ne sont pas utilisés à des fins autres que celles mentionnées précédemment. Les enregistrements vidéo peuvent être transmis aux organismes de l'État, sur leur demande expresse (par exemple tribunaux, parquets, police, etc.).

3.6.   Les utilisateurs disposant d'un droit d'accès et d'attributions au fonctionnement du système de vidéosurveillance bénéficient d'instructions périodiques afin de respecter la législation relative à la protection des données et les droits fondamentaux des personnes concernées.

4.  Demandes de divulgation d'informations

Accès aux images par les personnes concernées

4.1.   Les personnes concernées doivent envoyer leurs demandes par écrit à l'entreprise, par e-mail à dataprotection@romstal.ro ou à l'adresse à Bucarest, Bd. Preciziei no. 28, secteur 6, indiquant suffisamment de détails pour pouvoir localiser à temps le moment où l'image a été capturée et les données qui doivent être identifiées, respectivement une preuve de l'identité de la personne concernée. Les personnes impliquées dans l'activité de vidéosurveillance et celles chargées de l'administration des images filmées se conformeront à la Procédure d'exercice des droits des personnes concernées - PG 028.

4.2.   Dans le cas où Valrom se trouve dans l'impossibilité de donner suite à une demande d'accès aux données en raison du fait que les données d'une autre personne seront divulguées, elle rejettera la demande, à moins que l'autre personne n'adresse à Valrom une déclaration par laquelle elle donne son consentement exprès. pour que ses données soient communiquées au demandeur.

4.3.   Toute demande d'accès sera inscrite dans un registre qui comportera le nom de la personne concernée, la date, l'heure, la caméra de surveillance, le motif de la divulgation et la date à laquelle la demande a reçu une réponse.

Accès et divulgation des images à des tiers

4.4.   La demande formulée par un tiers concernant la divulgation des images doit être écrite, conformément aux dispositions de l'art. 4.1. Les dispositions de l'art. 4.2. appliquer en conséquence.

4.5.   Dans des circonstances exceptionnelles, la divulgation d'images à des tiers peut avoir lieu si la loi l'exige (par exemple dans le but d'identifier une personne à la suite de la commission d'un crime).

4.6.   Ces divulgations seront effectuées avec le consentement du délégué à la protection des données.

4.7.   Toute divulgation à un tiers sera consignée dans un registre qui comportera le demandeur, la date, l'heure, la caméra de surveillance, le motif de la divulgation et la date à laquelle il a été répondu à la demande.

4.8.   Par ailleurs, les images sont accessibles, dans des cas exceptionnels et uniquement avec l'accord préalable de l'administrateur du système, par les prestataires auxquels Valrom fait appel pour assurer le bon fonctionnement du système de vidéosurveillance.

5.  Stockage d’images et utilisateurs du système

5.1.   Les images des caméras de surveillance ne seront pas conservées plus de 30 jours à compter de la date d'enregistrement, sauf lorsqu'une enquête criminelle fait l'objet d'une enquête ou lorsque le droit de l'Union ou le droit national exige des périodes plus longues.

5.2.   Les images stockées seront supprimées par des procédures automatiques, dans l'ordre dans lequel elles ont été enregistrées.

5.3.   Si une image doit être conservée pour une enquête plus approfondie ou pour fournir des preuves lors d'un incident de sécurité, elle sera stockée pendant toute la durée de l'enquête.

5.4.   S'il est nécessaire qu'une image soit conservée pendant une durée supérieure à 30 jours, le délégué à la protection des données en sera informé et autorisera une telle demande.

5.5.   Les images/enregistrements collectés via le système de vidéosurveillance ont accès à l'administrateur du système, à l'administrateur de l'entreprise, aux personnes désignées pour des fonctions de sécurité ou d'audit, de manière limitée.

5.6.   Le droit d'accès est accordé aux utilisateurs par décision de l'administrateur, à des fins déterminées, fondées sur le besoin de connaître, uniquement pour les ressources strictement nécessaires à l'exercice des fonctions du service.

6.  Sécurité

6.1.   Afin de protéger la sécurité du système vidéo et de respecter les droits des personnes concernées, les mesures techniques et organisationnelles suivantes ont été introduites :

-          limiter la durée de stockage des images ;

-          les supports de stockage (les serveurs sur lesquels sont stockées les images enregistrées) sont situés dans des locaux sécurisés, protégés par des mesures de sécurité physiques et logicielles ;

-          l'accès des utilisateurs se fait uniquement à partir de certains appareils (IP enregistrés dans le réseau), sur lesquels l'application informatique a été installée et qui permettent l'accès uniquement sur la base de l'utilisateur et du mot de passe ;

-          tous les utilisateurs disposant de droits d'accès ont signé des déclarations de confidentialité, par lesquelles ils s'obligent à respecter les dispositions légales en la matière ;

-          seul l'administrateur de la société a le droit d'accorder, de modifier ou de supprimer les droits d'accès des utilisateurs ;

-          l'administrateur du système tient en permanence à jour une liste de toutes les personnes ayant droit d'accès au système de vidéosurveillance, en précisant le type d'accès ;

-          le délégué à la protection des données sera consulté avant l’achat ou l’installation de tout nouveau système vidéo.

7.      Informer les personnes concernées de la vidéosurveillance

Valrom fournira une copie de cette politique, sur demande, aux personnes concernées. Cette politique décrit l'objectif, les procédures à suivre et fournit les coordonnées des délégués à la protection des données pour ceux qui souhaitent discuter de la manière dont la vidéosurveillance se déroule.

L'avertissement aux personnes concernées que les locaux de Valrom sont sous vidéosurveillance se fera au moyen d'une signalisation appropriée pour indiquer que le système de vidéosurveillance est en fonctionnement. La signalétique appropriée (Annexe 1) sera visible à l'entrée des locaux de Valrom et comportera les informations essentielles concernant le traitement des données personnelles :

(I)                 Identité de l'opérateur et coordonnées ;

(Ii)              Traitement des informations ;

(iii)   Le(s) but(s) de la vidéosurveillance

(iv)    Les droits de la personne concernée

Afin d'exercer les droits de la personne concernée (accès, suppression des données, limitation du traitement, opposition, formulation d'une réclamation), elle doit adresser une demande à cet effet, en utilisant les coordonnées suivantes : Bucarest, Bd. Preciziei no. 28, secteur 6, téléphone 021.317.38.00, e-mail dataprotection@romstal.ro