Raportarea internă a încălcărilor legii
1. Scop
Această procedură descrie metodele de primire, examinare și soluționare a raportărilor interne privind încălcările legii, care au avut loc sau sunt susceptibile de a avea loc într-un context profesional, în cadrul Valrom Industrie SRL.
2. Domeniu de aplicare
Această procedură reglementează protecția persoanelor care sesizează încălcări ale legii, care au avut loc sau sunt susceptibile de a avea loc, în cadrul companiei.
Prezenta procedură stabilește procedura de primire, examinare și soluționare a sesizărilor, drepturile și obligațiile persoanelor care fac sesizări sau dezvăluie public informații privind încălcările legii, măsurile de protecție ale acestora, drepturile persoanelor în cauză, precum și îndatoririle persoanei desemnate/terțului desemnat.
Această procedură se aplică persoanelor care raportează și care au obținut informații despre încălcări ale legii, în contextul profesional al companiei. Categoria acestor persoane include, cel puțin, următoarele:
a) lucrători
b) acționarii și persoanele care fac parte din organul administrativ, de conducere sau de supraveghere al societății, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administrație, precum și voluntarii și stagiarii, plătiți sau neplătiți;
c) orice persoană care lucrează sub supravegherea și conducerea societății cu care s-a încheiat contractul, a subcontractanților și furnizorilor acesteia.
d) persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă și care fac sesizări prin canale de raportare interne sau externe sau dezvăluie public informații privind încălcările legii, obținute în timpul procesului de recrutare sau al altor negocieri precontractuale; e) persoanele al căror raport de muncă sau raport de serviciu a încetat.
f) persoanele care raportează sau dezvăluie public informații privind încălcări ale legii în mod anonim.
3. Documente de referință
3.1. Legea nr. 361/2022 privind protecția denunțătorilor în interes public;
3.2. DIRECTIVA (UE) 2019/1937 A PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI A CONSILIULUI din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii
3.3. Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal
3.4. Legea 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice.
3.5. SR EN ISO 9001:2015 „Sisteme de management al calității. Cerințe”;
3.6. SR EN ISO 9000:2015 „Sisteme de management al calității. Principii fundamentale și vocabular”;
3.7. PG-VAL-01 „Controlul informațiilor documentate”, ediția curentă.
Această procedură nu afectează prevederile referitoare la :
a) protecția informațiilor clasificate;
b) secretul profesional al avocatului;
c) confidențialitatea informațiilor medicale;
d) caracterul secret al deliberărilor judiciare;
e) normele de procedură penală.
4. Termeni și definiții
| Încălcări ale legii | – fapte care constau într-o acțiune sau inacțiune ce constituie nerespectarea prevederilor legale sau care contravin obiectului sau scopului legii. |
| Informații privind încălcarea legii | – fapte care constau într-o acțiune sau inacțiune ce constituie nerespectarea prevederilor legale sau care contravin obiectului sau scopului legii. |
| Denunțător de interes public | – persoana fizică care efectuează o sesizare sau dezvăluie public informații referitoare la încălcări ale legii, obținute în context profesional; |
| Raportare internă
|
– comunicarea orală sau scrisă a informațiilor privind încălcările legii în cadrul companiei prin mijloacele puse la dispoziție de companie pentru raportarea încălcărilor legii, acestea constituind canalele interne de raportare |
| Raportare externă | – comunicarea orală sau scrisă a informațiilor privind încălcările legii efectuate prin canale externe de raportare reprezentate de autoritățile competente în domeniu (de exemplu, Agenția Națională de Integritate) |
| Dezvăluirea publică | – punerea la dispoziție, în orice mod, în spațiul public a informațiilor referitoare la încălcările legii; |
| facilitator | – persoana fizică care asistă denunțătorul de interes public în procesul de raportare într-un context profesional și a cărei asistență trebuie să fie confidențială; |
| Context profesional | – activități profesionale actuale sau anterioare de orice natură, remunerate sau nu, desfășurate în cadrul companiei, pe baza cărora persoanele pot obține informații despre încălcări ale legii și pot suferi represalii în cazul sesizării acestora; |
| Lucrător | – persoană fizică care se află într-un raport de muncă sau într-un raport de prestări servicii, în baza prevederilor dreptului comun sau special în materie, și prestează o muncă în schimbul unei remunerații. |
| Persoana vizată de raportare | – persoana fizică sau juridică menționată în raport sau în dezvăluirea publică ca fiind persoana căreia i se atribuie încălcarea legii sau cu care acea persoană este asociată; |
| Represalii | – orice acțiune sau omisiune, directă sau indirectă, care are loc într-un context profesional, care este determinată de raportări interne sau externe sau de dezvăluiri publice și care cauzează sau poate cauza prejudicii denunțătorului în interes public. |
| Acțiuni ulterioare | – orice acțiune întreprinsă de destinatarul unui raport intern sau de autoritatea competentă pentru a soluționa raportul și, după caz, pentru a remedia încălcarea raportată; |
| Informaţii | – transmiterea către denunțător, în interes public, a informațiilor privind acțiunile ulterioare și motivele acestor acțiuni; |
| Persoană desemnată/Terță parte desemnată | – persoana responsabilă cu atribuțiile prevăzute la pct. 6.6. numită la nivelul companiei. În funcție de numărul de angajați, atribuțiile pot fi exercitate de o persoană, un departament sau pot fi externalizate către o terță parte, denumită în continuare terță parte desemnată. |
5. Abrevieri
| Valrom | Valrom Industry SRL |
| Raport | Raportare internă |
6. Regulile de procedură
Metodele de raportare sunt următoarele:
a) raportare internă;
b) raportare externă.
Raportarea încălcărilor legii se face în principal prin canalele interne de raportare existente. Denunțătorul de interes public care raportează încălcările legii poate alege, însă, între canalul intern de raportare și canalul extern de raportare.
Un avertizor de interes public poate face raportarea nominal sau anonim. Din punct de vedere procedural, principalele diferențe dintre cele 2 metode de raportare sunt:
- În cadrul unei raportări nominale există posibilitatea comunicării pentru clarificarea anumitor aspecte prezentate în raportare între avertizorul de interes public și persoana desemnată;
- Persoana care sesizează încălcările legii în mod anonim nu poate beneficia de scutire și protecție în conformitate cu prevederile Legii nr. 361/2022, cu excepția situației în care este identificată ulterior și suferă represalii;
- O persoană care raportează încălcările în mod anonim și nu furnizează informații de contact este posibil să nu fie notificată cu privire la înregistrarea, progresul și soluționarea raportării.
6.1. Raportare externă
Raportarea externă este procesul de comunicare orală sau scrisă, prin canale externe, a informațiilor, inclusiv a suspiciunilor rezonabile, privind încălcări reale sau potențiale ale legii, care au avut loc sau sunt susceptibile de a avea loc în cadrul companiei în care lucrează sau a lucrat avertizorul în interes public sau cu care acesta este sau a fost în contact prin activitatea sa, precum și informații privind încercările de ascundere a unor astfel de încălcări.
Canalele de raportare externe sunt reprezentate de următoarele autorități:
a) autoritățile și instituțiile publice care, potrivit prevederilor legale speciale, primesc și soluționează sesizări privind încălcările legii, în domeniul lor de competență;
b) Agenția Națională de Integritate, denumită în continuare Agenția;
c) alte autorități și instituții publice cărora Agenția le transmite rapoartele spre soluționare competentă;
Pentru a raporta o încălcare a securității datelor către ANI utilizând canalul extern, găsiți detalii aici – https://avertizori.integritate.eu/
6.2. Raportare internă
Raportarea internă este procesul de comunicare orală sau scrisă prin canalele interne ale companiei, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări reale sau potențiale ale legii, care au avut loc sau sunt susceptibile de a avea loc în cadrul companiei în care lucrează sau denunțătorul a lucrat în interes public sau cu care este sau a fost în contact prin activitatea sa, precum și informații privind încercările de ascundere a acestor încălcări.
Raportarea internă se face de către avertizorii de integritate în interes public către Persoana Desemnată, conform metodei de lucru prezentate mai jos.
6.3. Metode de raportare internă
Raportarea se face în scris, pe hârtie sau în format electronic (e-mail) sau printr-o întâlnire față în față, la cererea denunțătorului, în interes public.
Raportarea include, cel puțin, următoarele:
- nume și prenume,
- datele de contact ale denunțătorului în interes public,
- contextul profesional în care au fost obținute informațiile,
- persoana vizată, dacă este cunoscută,
- descrierea actului susceptibil de a constitui o încălcare a legii și, după caz, dovezile în sprijinul raportului,
- data raportării și semnăturii.
Prin excepție, raportările care nu includ numele, prenumele, datele de contact sau semnătura denunțătorului în interes public sunt examinate și soluționate în măsura în care conțin indicii substanțiale de încălcare a legii.
Angajatorul trebuie să se asigure că, în orice moment, este accesibil cel puțin un mijloc de raportare.
Mijloacele de raportare la nivelul Companiei Valrom Industrie SRL sunt următoarele:
- adresă poștală: adresa sediului social al societății București Sector 6, Strada: B-dul Preciziei nr. 28, plicul purtând mențiunea „Pentru terțul desemnat în temeiul Legii 361/2022”.
- E-MAIL: integrity@romstalgroup.com
Mijloacele de raportare trebuie aduse la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe site-ul companiei (link companie: https://dev.valrom.ro ) și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil.
6.4. Înregistrări interne de raportare
Societatea, prin persoana desemnată sau prin terți, are obligația de a ține evidența raportărilor într-un registru și are obligația de a menține statistici privind raportările privind încălcările legii.
Rapoartele sunt înregistrate într-un registru electronic care include:
- data primirii raportului,
- numele și prenumele, datele de contact ale denunțătorului în interes public,
- subiectul raportului
- metoda de rezolvare.
Compania păstrează evidența tuturor rapoartelor primite, respectând cerințele de confidențialitate. Rapoartele sunt păstrate timp de 5 ani. După expirarea perioadei de stocare de 5 ani, acestea sunt distruse, indiferent de suportul pe care sunt stocate.
În cazul în care avertizorul de interes public solicită ca raportarea să fie efectuată în prezența persoanei desemnate/terței părți desemnate, acesta este obligat să întocmească un proces-verbal de înregistrare, într-o formă durabilă și accesibilă, sub rezerva consimțământului avertizorului de interes public. Persoana desemnată/terța parte desemnată oferă avertizorului de interes public posibilitatea de a verifica, rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul-verbal al convorbirii, prin semnarea acestuia.
6.5. Obligația de a păstra confidențialitatea
1. Persoana desemnată/terțul desemnat să soluționeze raportarea are obligația de a nu dezvălui identitatea avertizorului în interes public și nici informațiile care ar permite identificarea sa directă sau indirectă, cu excepția cazului în care are consimțământul expres al acestuia.
2. Prin excepție, identitatea avertizorului în interes public și orice alte informații pot fi divulgate numai dacă aceasta este o obligație impusă de lege, cu respectarea condițiilor și limitelor prevăzute de aceasta.
3. În cazul prevăzut la pct. 2, avertizorul în interes public este informat în prealabil, în scris, despre dezvăluirea identității și motivele dezvăluirii datelor confidențiale în cauză. Obligația nu există dacă informațiile ar pune în pericol investigațiile sau procedurile judiciare.
4. Informațiile conținute în raportările care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate în alte scopuri decât cele necesare pentru soluționarea raportării.
5. Obligația de păstrare a confidențialității nu există dacă avertizorul în interes public și-a dezvăluit în mod intenționat identitatea în contextul unei dezvăluiri publice.
6. Obligația de păstrare a confidențialității se menține chiar dacă raportul ajunge din greșeală la o altă persoană din cadrul autorității, instituției publice, oricărei alte persoane juridice de drept public, precum și din cadrul persoanelor juridice de drept privat, alta decât persoana desemnată/terțul desemnat. În acest caz, raportul se transmite, de îndată, persoanei desemnate/terțului desemnat.
6.6. Persoană desemnată/Terță parte desemnată
Se numește o persoană/o terță parte cu atribuțiile de a primi, înregistra, examina, lua măsuri ulterioare și soluționa rapoartele, care acționează imparțial și este independentă în exercitarea acestor atribuții.
Persoana desemnată/terțul desemnat se aduce la cunoștința fiecărui angajat, prin afișare pe site-ul companiei (link companie https://dev.valrom.ro ) și prin afișare la sediu, într-un loc vizibil și accesibil.
Persoana desemnată/terțul desemnat are următoarele îndatoriri, obligații și responsabilități:
- obligația de a primi, înregistra și păstra evidența rapoartelor în registru;
- obligația de a transmite denunțătorului în interes public confirmarea primirii raportului, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acestuia;
- efectuarea cu diligență a acțiunilor ulterioare;
- obligația de a informa denunțătorul, în interes public, cu privire la stadiul acțiunilor ulterioare, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării primirii sau, în cazul în care primirea raportului nu a fost confirmată, de la expirarea termenului de 7 zile, pe măsură ce și, ulterior, ori de câte ori se înregistrează evoluții în acțiunile ulterioare, cu excepția cazului în care informațiile ar putea pune în pericol punerea în aplicare a acestora;
- obligația de a informa managerii societății, cu privire la modalitatea de soluționare a raportului;
- obligația de a furniza informații clare și ușor accesibile autorităților competente și, după caz, instituțiilor, organelor, oficiilor sau agențiilor Uniunii Europene privind procedurile de raportare externă;
- obligația de a informa denunțătorul în interes public cu privire la modalitatea de soluționare a sesizării.
- obligația de a ține statistici privind raportările privind încălcările legii.
În situația în care persoana desemnată/terțul desemnat are nevoie de clarificări din partea personalului companiei din cadrul departamentelor specializate pentru soluționarea unei sesizări, un extras din sesizare poate fi comunicat acestora spre clarificare, cu protejarea datelor cu caracter personal ale denunțătorului și ale persoanei vizate de sesizare.
6.7. Clasificarea raportării interne
Raportarea se clasează atunci când:
a) nu conține elementele prevăzute la pct. 6.3 altele decât datele de identificare ale avertizorului de interes public, iar persoana desemnată/terțul desemnat a solicitat completarea acestuia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită;
b) raportul este depus anonim și nu conține suficiente informații privind încălcările legii, care ar permite analiza și soluționarea raportului, iar persoana desemnată a solicitat completarea acestuia în termen de 15 zile, fără ca această obligație să fie îndeplinită.
- În situația prevăzută la a) , soluția de clasificare se comunică avertizorului de interes public, cu indicarea temeiului juridic.
- Dacă o persoană face mai multe sesizări cu același obiect, acestea sunt conectate, denunțătorul în interes public primind o singură informație. Dacă, după transmiterea acesteia, se primește o nouă sesizare cu același obiect, fără a se prezenta informații suplimentare care să justifice o acțiune ulterioară diferită, aceasta este clasificată.
- Persoana desemnată/Terțul desemnat în conformitate cu punctul 6.6 poate decide închiderea procedurii dacă, după examinarea raportului, se constată că încălcarea este în mod clar minoră și nu necesită acțiuni ulterioare suplimentare, altele decât închiderea procedurii. Această prevedere nu afectează obligația de a păstra confidențialitatea, de a informa denunțătorul în interes public și nu afectează alte obligații sau alte proceduri aplicabile pentru remedierea încălcării raportate.
- Soluția de clasificare se comunică denunțătorului în interes public, cu indicarea temeiului juridic.
6.8. Dezvăluirea publică
Denunțătorul în interes public care dezvăluie public informații privind încălcarea legii beneficiază de protecție dacă este îndeplinită una dintre următoarele condiții:
a) a fost raportată inițial intern și extern sau direct extern, dar consideră că nu au fost dispuse măsuri adecvate;
b) are motive întemeiate să considere că:
1. încălcarea poate constitui un pericol iminent sau evident pentru interesul public sau riscul unor daune ireparabile; sau
2. în cazul raportării externe există un risc de represalii sau o probabilitate scăzută ca încălcarea să fie remediată eficient, având în vedere circumstanțele specifice ale raportării.
Sesizarea privind încălcarea legii prin dezvăluire publică poate fi adresată mass-media, organizațiilor profesionale, sindicale sau patronale, organizațiilor neguvernamentale, comisiilor parlamentare sau prin punerea la dispoziție în orice mod în spațiul public a informațiilor privind încălcările legii.
7. Măsuri de garanție, măsuri de sprijin și măsuri corective
7.1. termeni
Pentru a beneficia de măsuri de protecție , denunțătorul de interes public trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:
a) să fie una dintre persoanele care raportează conform prevederilor pct. 6.3 și care au obținut informații despre încălcări ale legii în context profesional;
b) să fi avut motive întemeiate să creadă că informațiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării;
c) să fi efectuat un raport intern, un raport extern sau o divulgare publică.
Pentru a beneficia de măsuri corective , denunțătorul în interes public trebuie să îndeplinească cumulativ condițiile prevăzute mai sus, precum și condiția ca represaliile să fie consecința sesizării efectuate.
Măsurile prevăzute în prezentul capitol se aplică și:
a) facilitatori;
b) către terți care au legături cu denunțătorul în interes public și care ar putea suferi represalii în context profesional, cum ar fi colegii sau rudele acestuia;
c) persoane juridice deținute de avertizorul de interes public sau pentru care avertizorul de interes public lucrează ori cu care are alte tipuri de legături în context profesional;
d) avertizorul de interes public care, în mod anonim, a raportat sau a dezvăluit public informații despre încălcări, dar este ulterior identificat și suferă represalii;
e) avertizorul de interes public care raportează instituțiilor, organelor, oficiilor sau agențiilor competente ale Uniunii Europene.
7.2. Exonerare de răspundere
Denunțătorul în interes public, precum și persoanele de la punctul 7.1 care efectuează o sesizare sau o divulgare publică a unor informații privind încălcări ale legii nu încalcă prevederile legale sau clauzele contractuale privind divulgarea informațiilor și nu sunt responsabile pentru sesizarea sau divulgarea publică a acestor informații, cu condiția să fi efectuat o sesizare sau o divulgare publică în condițiile prezentei proceduri și să fi avut motive întemeiate să creadă că sesizarea sau divulgarea a fost necesară pentru a dezvălui o încălcare a legii.
7.3. Interzicerea represaliilor
Orice formă de represalii împotriva denunțătorilor de interese publice, amenințări cu represalii sau tentative de represalii sunt interzise, în special cele privind:
a) orice suspendare a contractului individual de muncă sau a raportului de serviciu;
b) demiterea sau eliberarea din funcția publică;
c) modificarea contractului de muncă sau a raportului de serviciu;
d) reducerea salariului și modificarea programului de lucru;
e) retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă sau în funcții publice și a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanței profesionale individuale sau prin recomandări negative pentru activitatea profesională desfășurată;
f) aplicarea oricărei alte sancțiuni disciplinare;
g) constrângere, intimidare, hărțuire;
h) discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament injust;
i) refuzul de a transforma un contract de muncă pe durată determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, dacă lucrătorul avea așteptări legitime că i se va oferi un post permanent;
j) refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe durată determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;
k) cauzarea de daune, inclusiv reputației persoanei în cauză, în special pe platformele de comunicare socială, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii de oportunități de afaceri și a pierderii de venituri;
l) includerea pe o listă sau într-o bază de date negativă, în baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie, formal sau informal, care poate implica faptul că persoana în cauză nu își va găsi un loc de muncă în viitor în sectorul respectiv sau în industria respectivă;
m) rezilierea unilaterală, pe cale extrajudiciară, a unui contract de bunuri sau de servicii, fără îndeplinirea condițiilor în acest sens;
n) anularea unei licențe sau a unui permis;
o) solicitarea unei evaluări psihiatrice sau medicale.
La cererea denunțătorului de interes public supus cercetării disciplinare, în termen de maximum un an de la data sesizării, baroul din circumscripția de activitate a denunțătorului de interes public acordă asistență juridică gratuită pe parcursul procedurii disciplinare.
7.4. Contestarea măsurilor de represalii
(1) Denunțătorul de interes public, precum și persoanele de la pct. 7.1. pot contesta măsurile prevăzute la pct. 7.3. printr-o cerere adresată instanței competente, în funcție de natura litigiului, în a cărei circumscripție teritorială își are domiciliul.
(2) În litigiile prevăzute la alin. (1) revine sarcina probei că măsura contestată este justificată de alte motive decât cele legate de raportarea sau dezvăluirea publică către angajator.
(3) La cererea denunțătorului de interes public care dorește să conteste măsurile prevăzute la pct. 7.3, baroul din circumscripția locului în care denunțătorul își desfășoară activitatea în interes public oferă asistență juridică gratuită.
(4) Dacă instanța constată că măsura a fost dispusă ca represalii în considerarea raportării sau dezvăluirii publice, poate dispune, după caz, desființarea măsurii, repunerea părților în situația anterioară, repararea prejudiciului, încetarea măsurii și interzicerea acesteia pe viitor, precum și orice alte măsuri pentru încetarea formelor de represalii.
7.5. Sfaturi, informații și asistență
(1) Agenția de Integritate oferă consiliere și informații cu privire la măsurile de protecție, drepturile, procedurile și măsurile reparatorii aplicabile.
(2) Agenția de Integritate oferă denunțătorilor de interes public asistență în ceea ce privește protejarea acestora împotriva represaliilor în fața oricărei autorități.
8. Protecția identității persoanei vizate și a terților
(1) Dispozițiile referitoare la protecția identității aplicabile denunțătorilor în interes public, prevăzute la 6.5 pct. 1 și în anexa 3, se aplică persoanei în cauză, precum și terților menționați în raport.
(2) Identitatea persoanei în cauză este protejată pe durata desfășurării acțiunilor ulterioare sesizării sau dezvăluirii publice, cu excepția cazului în care, în urma soluționării sesizării sau dezvăluirii, se stabilește că persoana în cauză nu se face vinovată de încălcările legii care au făcut obiectul sesizării sau dezvăluirii.
(3) Persoanele vizate au dreptul la apărare, inclusiv dreptul de a fi ascultate și dreptul de acces la propriul dosar.
9. Penalizări
9.1. Dacă denunțătorul a aflat că informațiile raportate nu erau adevărate:
- nu beneficiază de protecția prevăzută de Legea 361/2022 (nici denunțătorul, nici celelalte persoane prevăzute la art. 20 alin. 3 din lege), nici de cele din capitolul 5;
- poate fi sancționată contravențional cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei de către ANI.
- Angajatorul poate aplica sancțiuni disciplinare și poate solicita acoperirea prejudiciului cauzat de lucrător, în condițiile Codului Muncii.
- orice alte căi de atac rămân disponibile, inclusiv o posibilă răspundere penală.
9.2 Dacă se dovedește că informațiile erau false, iar denunțătorul nu avea motive întemeiate să creadă că sunt adevărate, dar nu s-a demonstrat că știa că sunt false:
- nu beneficiază de protecția prevăzută de Legea 361/2022 (nici denunțătorul, nici celelalte persoane prevăzute la art. 20 alin. 3 din lege), nici de cele prevăzute la cap. 5.
- nu poate fi sancționată contravențional cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei de către ANI.
- În funcție de circumstanțele faptei, angajatorul poate aplica sancțiuni disciplinare ca urmare a sesizării.
- Angajatorul poate beneficia de acoperirea prejudiciului cauzat de lucrător, în condițiile Codului Muncii, în funcție de situația de fapt.
- orice alte căi de atac rămân disponibile.
10. Responsabilități
Persoană desemnată
Conform punctului 6.6 al prezentei instrucțiuni
11. Responsabilități
11.1 Rapoartele sunt arhivate pentru o perioadă de 5 ani.
11.2 Înregistrările din registrul electronic sunt arhivate pentru o perioadă de 5 ani
12. Accesul la înregistrări, arhive
Se efectuează conform procedurii generale PG-VAL-01 „Controlul informațiilor documentate”.
13. Distribuție
Această procedură, în versiunea în vigoare, este distribuită de către dezvoltator în mod controlat pe suport electronic și/sau pe hârtie utilizatorilor interni VALROM și externi (după caz). Toți șefii de la locul de muncă au obligația de a-și instrui subordonații cu cerințele acestei proceduri.
14. Anexe
Anexa 1 – Formular de raportare internă
Anexa 2 – Fluxul procesului de raportare internă
Anexa 3 – Notă informativă privind prelucrările de date efectuate ca urmare a raportărilor primite prin canalul intern
ANEXA 1 – Formular de raportare internă
Raportarea internă a încălcărilor legii
| Datele denunțătorilor | ||
| Nume și prenume | ||
| Număr de telefon | ||
| Adresa de domiciliu | ||
| Contextul profesional din care provin informațiile | ||
| Persoana vizată | ||
| Obiectul raportului ( descrierea faptelor care pot constitui o încălcare a legii și, după caz, probele în susținerea raportului ) | ||
| Data raportării | Denunțător principal | |
| Metoda de rezolvare
|
||
| Data decontării | Semnătura persoanei desemnate/a terței părți desemnate |
ANEXA 2 – Fluxul procesului de raportare internă
ANEXA 3 – Notă informativă privind prelucrările de date efectuate ca urmare a raportărilor primite prin canalul intern
NOTĂ INFORMATIVĂ
privind prelucrările de date efectuate ca urmare a raportărilor primite prin canalul intern
Având în vedere căsătoria, Valrom Industry SRL are obligația legală de a crea canale interne de comunicare pentru raportarea încălcărilor legii, care s-au produs sau sunt susceptibile de a se produce, în conformitate cu prevederile Legii nr. 361/2022, în continuare vă prezentăm informații importante despre modul în care prelucrăm aceste date.
Vă rugăm să parcurgeți cu atenție aceste informații pentru a înțelege corect modul în care Valrom Industry SRL vă prelucrează datele, scopurile și perioada pentru care facem acest lucru, precum și drepturile de care beneficiați și modul în care vă puteți exercita aceste drepturi.
- Tipuri de date prelucrate și scopurile prelucrării
1.1 Valrom Industry SRL , cu sediul în București, Sector 6, Strada: B-dul Preciziei nr. 28, prelucrează date cu caracter personal referitoare la tipul de sesizare, categoria căreia îi aparține raportorul și detalii legate de sesizarea în sine (ex. denunțător anonim sau presupus, numele, prenumele raportorului, adresa poștală, numărul de telefon, calitatea raportorului de angajat/furnizor/client/acționar/alții, numele/funcția suspectului, data incidentului/faptei, tipul faptei, orice alte detalii).
1.2. Datele menționate mai sus sunt utilizate în scopul analizării rapoartelor și investigării faptelor sesizate, pentru solicitarea de date și informații suplimentare necesare luării măsurilor corespunzătoare, iar în cazul în care rezultatele investigațiilor interne conduc la necesitatea informării autorităților competente, datele furnizate de dumneavoastră vor fi utilizate și în acest scop.
- Durata prelucrării datelor
2.1. Rapoartele vor fi păstrate pentru o perioadă de 5 ani, conform art. 7 alin. 2 din Legea 361/2022.
- Transfer de date
3.1. Singurele persoane care pot accesa datele acoperite de această politică sunt cele care au nevoie de acestea pentru activitatea lor profesională (persoana desemnată să primească rapoartele și echipa extinsă, în situațiile menționate în procedura de raportare). Datele nu sunt distribuite informal, nici intern, nici extern organizației, cu excepția cazurilor în care Valrom Industry SRL este obligată legal să facă acest lucru sau atunci când transmiterea este necesară pentru atingerea scopului pentru care sunt prelucrate datele (de exemplu, atunci când este necesar ca raportarea să fie analizată la nivelul grupului din care face parte compania).
3.2. În toate cazurile descrise mai sus, divulgarea datelor dumneavoastră cu caracter personal se realizează în baza unui contract încheiat cu destinatarii datelor, prin care aceștia se angajează să utilizeze datele exclusiv în scopul pentru care le-au fost încredințate, să respecte obligația de confidențialitate și de asigurare a securității datelor, precum și să respecte toate prevederile legislației în vigoare privind protecția datelor cu caracter personal.
3.3. De asemenea, putem divulga datele referitoare la rapoartele transmise de dumneavoastră către autoritățile publice, în baza și în limitele prevederilor legale și ca urmare a unor solicitări exprese formulate de acestea.
- Drepturile persoanelor vizate
4.1. În calitate de persoană fizică ale cărei date sunt prelucrate de Valrom Industry SRL, aveți următoarele drepturi pe care le puteți exercita gratuit:
– Să fiți informat dacă societatea prelucrează sau nu datele dumneavoastră cu caracter personal și care sunt acestea;
– Să solicite corectarea datelor transmise, dacă acestea sunt incorecte sau incomplete;
– Să solicitați restricționarea prelucrării sau să vă opuneți prelucrării datelor dumneavoastră, din motive întemeiate și legitime, legate de situația dumneavoastră particulară;
– Să solicitați ștergerea datelor dumneavoastră, cu excepția cazurilor în care legea interzice ștergerea.
– Dacă ne-ați dat consimțământul pentru prelucrarea unor date cu caracter personal, vă puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
– Aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere atunci când considerați că au fost încălcate prevederile legale privind protecția datelor cu caracter personal.
4.2. Vă puteți exercita drepturile menționate mai sus contactându-ne la dataprotection@romstal.ro. Pentru a vă proteja datele cu caracter personal și interesele, este posibil să vă solicităm informații suplimentare pentru a vă identifica atunci când doriți să vă exercitați drepturile de mai sus.
Pentru a evita prelucrarea datelor sensibile fără o bază validă, vă rugăm să nu includeți următoarele categorii de date în raportul dumneavoastră dacă acestea nu au legătură cu încălcarea raportată:
- origine rasială sau etnică
- opinii politice
- confesiunea religioasă
- credințe filozofice
- apartenența la sindicat
- date medicale
- date privind viața sexuală sau orientarea sexuală
Procedura internă privind raportarea internă a încălcărilor legii poate suferi modificări și poate fi actualizată de către Valrom Industrie SRL, după cum este necesar.
