1. Scopo

La presente procedura descrive le modalità di ricezione, esame e gestione delle segnalazioni interne relative a violazioni della legge che si sono verificate o che potrebbero verificarsi in ambito professionale, all’interno di Valrom Industrie SRL.

2. Ambito di applicazione

La presente procedura disciplina la tutela delle persone che segnalano violazioni della legge, già verificatesi o che potrebbero verificarsi, all’interno dell’azienda.

La presente procedura stabilisce le modalità di ricezione, dell’esame e della risoluzione delle segnalazioni, i diritti e gli obblighi di chi effettua segnalazioni o divulga pubblicamente informazioni relative a violazioni della legge, le misure di protezione a loro favore, i diritti delle persone interessate, nonché le attribuzioni della persona designata/del terzo designato.

La presente procedura si applica a chi effettua segnalazioni e ha ottenuto informazioni relative a violazioni della legge nell’ambito del proprio rapporto professionale con l’azienda. Rientrano in questa categoria, almeno, le seguenti figure:

a) i lavoratori

b) gli azionisti e le persone che fanno parte dell’organo di amministrazione, di direzione o di vigilanza della società, compresi i membri non esecutivi del consiglio di amministrazione, nonché i volontari e i tirocinanti, retribuiti o meno;

c) chiunque lavori sotto la supervisione e la direzione della società con cui è stato stipulato il contratto, dei suoi subappaltatori e dei suoi fornitori.

d) le persone il cui rapporto di lavoro non è ancora iniziato e che segnalano tramite canali interni o esterni, oppure rendono pubbliche informazioni su violazioni della legge venute a conoscenza durante il processo di assunzione o altre trattative precontrattuali e) le persone il cui rapporto di lavoro o di servizio è cessato.

f) le persone che segnalano o rendono pubbliche informazioni relative a violazioni della legge in forma anonima.

3. Documenti di riferimento

3.1. Legge n. 361/2022 sulla tutela degli informatori nell’interesse pubblico;

3.2. DIRETTIVA (UE) 2019/1937 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 23 ottobre 2019 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione

3.3. Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali

3.4. Legge n. 506 del 2004 sul trattamento dei dati personali e sulla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche.

3.5. SR EN ISO 9001:2015 «Sistemi di gestione della qualità. Requisiti»;

3.6. SR EN ISO 9000:2015 «Sistemi di gestione della qualità. Principi fondamentali e terminologia»;

3.7. PG-VAL-01 «Controllo delle informazioni documentate», edizione vigente.

La presente procedura non pregiudica le disposizioni relative a:

a) la protezione delle informazioni classificate;

b) il segreto professionale dell’avvocato;

c) la riservatezza delle informazioni mediche;

d) il carattere riservato delle deliberazioni giudiziarie;

e) le norme di procedura penale.

4. Termini e definizioni

Violazioni della legge	– fatti che consistono in un’azione o in un’omissione che costituiscono violazioni delle disposizioni di legge o che contravvengono all’oggetto o allo scopo della legge.
Informazioni relative alla violazione della legge	– fatti che consistono in un’azione o in un’omissione che costituiscono violazioni delle disposizioni di legge o che contravvengono all’oggetto o allo scopo della legge.
Segnalante nell’interesse pubblico	– persona fisica che segnala o rende pubbliche informazioni relative a violazioni della legge, ottenute in ambito professionale;
Segnalazione interna	– la comunicazione orale o scritta di informazioni relative a violazioni della legge all’interno dell’azienda tramite i mezzi messi a disposizione dall’azienda per segnalare tali violazioni, che costituiscono i canali interni di segnalazione
Segnalazione esterna	– comunicazione orale o scritta di informazioni relative a violazioni della legge effettuata tramite i canali di segnalazione esterni rappresentati dalle autorità competenti in materia (ad es. l’Agenzia Nazionale per l’Integrità)
Divulgazione pubblica	– mettere a disposizione, in qualsiasi modo, nel pubblico dominio le informazioni relative alle violazioni della legge;
Facilitatore	– persona fisica che assiste l’informatore nell’interesse pubblico durante il processo di segnalazione in un contesto professionale e la cui assistenza deve essere riservata;
Contesto professionale	– attività professionali, attuali o passate, di qualsiasi natura, retribuite o meno, svolte all’interno dell’azienda, in base alle quali le persone possono venire a conoscenza di violazioni della legge e subire ritorsioni se le segnalano;
Lavoratore	– persona fisica che ha un rapporto di lavoro o di servizio, in base alle disposizioni di diritto comune o speciali in materia, e svolge un lavoro in cambio di una retribuzione.
Persona interessata dalla segnalazione	– la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione o nella divulgazione pubblica come quella a cui viene attribuita la violazione della legge o con cui tale persona è associata;
Ritorsioni	– qualsiasi azione o omissione, diretta o indiretta, che si verifichi in un contesto professionale, determinata da una segnalazione interna o esterna o dalla divulgazione pubblica, e che provochi o possa provocare un danno all’informatore nell’interesse pubblico.
Azioni successive	– qualsiasi azione intrapresa dal destinatario di una segnalazione interna o dall’autorità competente per risolvere la segnalazione e, se necessario, per porre rimedio alla violazione segnalata;
Informazione	– fornire all’informatore di interesse pubblico informazioni sulle azioni successive e sui motivi di tali azioni;
Persona designata/terzo designato	– il responsabile delle mansioni di cui al punto 6.6. nominato a livello aziendale. A seconda del numero di dipendenti, tali compiti possono essere svolti da una persona, da un reparto o possono essere affidati a un soggetto esterno, di seguito denominato «soggetto designato».

5. Abbreviazioni

Valrom	Valrom Industrie SRL
Reportistica	Reportistica interna

6. Regole procedurali

Le modalità di segnalazione sono le seguenti:

a) rendicontazione interna;

b) rendicontazione esterna.

Le segnalazioni relative a violazioni della legge vengono effettuate principalmente tramite i canali di segnalazione interni già esistenti. Chi effettua una segnalazione di violazioni della legge può però scegliere se utilizzare il canale interno o quello esterno.

Un segnalante nell’interesse pubblico può effettuare la segnalazione in forma nominativa o anonima. Dal punto di vista procedurale, le principali differenze tra le due modalità di segnalazione sono:

• Nel corso di una segnalazione nominale, c’è la possibilità di comunicare per chiarire alcuni aspetti esposti nella segnalazione tra il segnalante di interesse pubblico e la persona designata;
• Chi segnala violazioni della legge in forma anonima non può beneficiare dell’immunità e della protezione previste dalla legge n. 361/2022, a meno che non venga successivamente identificato e subisca ritorsioni;
• Chi segnala violazioni della legge in forma anonima e non fornisce i propri dati di contatto non può essere informato della registrazione della segnalazione, dei progressi compiuti e delle modalità di risoluzione.

6.1. Rendicontazione esterna

La segnalazione esterna è il processo di comunicazione orale o scritta attraverso canali di informazione esterni, che include segnalazioni di sospetti fondati, riguardanti violazioni effettive o potenziali della legge, che si sono verificate o che potrebbero verificarsi all’interno dell’azienda in cui lavora o ha lavorato l’informatore nell’interesse pubblico o con cui questi è o è stato in contatto attraverso la sua attività, nonché le informazioni relative a tentativi di occultare tali violazioni

I canali di segnalazione esterni sono rappresentati dalle seguenti autorità:

a) le autorità e le istituzioni pubbliche che, in base a disposizioni di legge specifiche, ricevono e trattano le segnalazioni relative a violazioni della legge di loro competenza;

b) l’Agenzia nazionale per l’integrità, di seguito denominata «l’Agenzia»;

c) altre autorità e istituzioni pubbliche alle quali l’Agenzia trasmette le segnalazioni affinché vengano trattate in modo adeguato;

Per segnalare una violazione tramite il canale esterno all’ANI, trovi i dettagli qui – https://avertizori.integritate.eu/

6.2. Reportistica interna

La segnalazione interna è il processo di comunicazione orale o scritta attraverso i canali interni dell’azienda di informazioni, inclusi ragionevoli sospetti, riguardanti violazioni effettive o potenziali della legge, che si sono verificate o che potrebbero verificarsi all’interno dell’azienda in cui lavora o ha lavorato l’informatore nell’interesse pubblico o con cui questi è o è stato in contatto attraverso la sua attività, nonché le informazioni relative ai tentativi di nascondere tali violazioni.

La segnalazione interna va fatta dagli informatori di interesse pubblico al Responsabile, secondo la procedura descritta di seguito.

6.3. Modalità di segnalazione interna

La segnalazione va fatta per iscritto, su supporto cartaceo o in formato elettronico (e-mail), oppure tramite un incontro di persona, su richiesta di chi effettua la segnalazione di interesse pubblico.

La relazione deve contenere almeno quanto segue:

• nome e cognome,
• i dati di contatto dell’informatore di interesse pubblico,
• il contesto professionale in cui sono state ottenute le informazioni,
• l’interessato, se è noto,
• la descrizione del fatto che potrebbe costituire una violazione della legge e, se del caso, le prove a sostegno della segnalazione,
• data della segnalazione e firma.

In via eccezionale, le segnalazioni che non riportano il nome, il cognome, i recapiti o la firma dell’informatore di interesse pubblico vengono esaminate e risolte nella misura in cui contengono indizi fondati relativi a violazioni della legge.

Il datore di lavoro deve assicurarsi che, in qualsiasi momento, sia disponibile almeno un canale di segnalazione.

I canali di segnalazione presso la società Valrom Industrie SRL sono i seguenti:

• indirizzo postale: sede legale della società a Bucarest, Settore 6, Via: B-dul Preciziei n. 28; la busta deve recare la dicitura «All’attenzione del terzo designato ai sensi della Legge 361/2022».
• e-mail: integritate@romstalgroup.com

I canali di segnalazione devono essere resi noti a tutti i dipendenti tramite pubblicazione sul sito web dell’azienda (link all’azienda: https://dev.valrom.ro) e affiggendoli presso la sede, in un luogo visibile e accessibile.

6.4. Registro delle segnalazioni interne

La società, tramite una persona designata o un terzo, ha l’obbligo di tenere traccia delle segnalazioni in un registro e di conservare le statistiche relative alle segnalazioni riguardanti violazioni della legge

Le segnalazioni vengono inserite in un registro elettronico che comprende:

• data di ricezione della segnalazione,
• nome e cognome, recapiti del segnalante nell’interesse pubblico,
• oggetto della relazione
• modalità di risoluzione.

L’azienda conserva una registrazione di tutte le segnalazioni ricevute nel rispetto dei requisiti di riservatezza. Le segnalazioni vengono conservate per 5 anni. Una volta scaduto il periodo di conservazione di 5 anni, vengono distrutte, indipendentemente dal supporto su cui sono conservate.

Se l’informatore di interesse pubblico chiede che la segnalazione avvenga alla presenza della persona designata o del terzo designato, questi hanno l’obbligo di redigere un verbale di registrazione, in una forma durevole e accessibile, previo consenso dell’informatore di interesse pubblico. La persona designata o il terzo designato offre all’informatore di interesse pubblico la possibilità di verificare, rettificare ed esprimere il proprio consenso in merito al verbale della conversazione, apponendovi la propria firma.

6.5. Obbligo di riservatezza

1. La persona designata o il terzo incaricato di gestire la segnalazione ha l’obbligo di non rivelare l’identità dell’informatore di interesse pubblico né le informazioni che potrebbero consentirne l’identificazione diretta o indiretta, a meno che non abbia il suo consenso esplicito.
2. In via eccezionale, l’identità dell’informatore di interesse pubblico e qualsiasi altra informazione possono essere divulgate solo se ciò è un obbligo imposto dalla legge, nel rispetto delle condizioni e dei limiti da essa previsti.
3. Nel caso di cui al punto 2, l’informatore di interesse pubblico viene informato in anticipo, per iscritto, della divulgazione della sua identità e dei motivi della divulgazione dei dati riservati in questione. L’obbligo non sussiste se l’informazione potrebbe compromettere le indagini o i procedimenti giudiziari.
4. Le informazioni contenute nelle segnalazioni che costituiscono segreti commerciali non possono essere utilizzate o divulgate per scopi diversi da quelli necessari alla risoluzione della segnalazione.
5. L’obbligo di riservatezza non sussiste qualora l’informatore abbia intenzionalmente rivelato la propria identità nel contesto di una divulgazione pubblica.
6. L’obbligo di riservatezza rimane valido anche nel caso in cui la segnalazione arrivi per errore a un’altra persona all’interno dell’autorità, dell’istituzione pubblica, di qualsiasi altra persona giuridica di diritto pubblico, nonché all’interno di persone giuridiche di diritto privato diverse dalla persona designata/dal terzo designato. In questo caso, la segnalazione va inoltrata immediatamente alla persona designata o al terzo designato.

6.6. La persona designata/Il terzo designato

Si nomina una persona o un soggetto terzo, incaricato di ricevere, registrare, esaminare, dare seguito e risolvere le segnalazioni, che agisca con imparzialità e sia indipendente nell’esercizio di tali funzioni.

Il responsabile designato/il terzo designato viene comunicato a tutti i dipendenti tramite pubblicazione sul sito web dell’azienda (link azienda https://dev.valrom.ro) e tramite affissione presso la sede, in un luogo visibile e accessibile.

Il responsabile designato/il terzo designato ha i seguenti compiti, obblighi e responsabilità:

• l’obbligo di ricevere, registrare e conservare le segnalazioni nel registro;
• l’obbligo di inviare all’informatore di interesse pubblico una conferma di ricezione della segnalazione entro e non oltre 7 giorni di calendario dal momento in cui è stata ricevuta;
• svolgere con diligenza le azioni successive;
• l’obbligo di informare l’informatore di interesse pubblico sullo stato delle azioni successive, entro al massimo 3 mesi dalla data di conferma della ricezione o, se non hai ricevuto conferma della ricezione della segnalazione, dalla scadenza del termine di 7 giorni, e poi ogni volta che ci sono sviluppi nelle azioni successive, a meno che l’informazione non possa comprometterne lo svolgimento;
• l’obbligo di informare i dirigenti della società sulle modalità di gestione della rendicontazione;
• l’obbligo di fornire informazioni chiare e facilmente accessibili sulle procedure di segnalazione esterna alle autorità competenti e, se del caso, alle istituzioni, agli organi, agli uffici o alle agenzie dell’Unione europea;
• l’obbligo di informare l’informatore di interesse pubblico su come verrà gestita la segnalazione.
• l’obbligo di tenere un registro delle segnalazioni relative alle violazioni della legge.

Nel caso in cui la persona designata o il terzo designato abbia bisogno di chiarimenti da parte del personale aziendale dei reparti specializzati per risolvere una segnalazione, può fornire loro un estratto della segnalazione a scopo di chiarimento, proteggendo i dati personali dell’informatore e della persona oggetto della segnalazione.

6.7. Classificazione della rendicontazione interna

La segnalazione viene archiviata quando:

a) non contiene gli elementi previsti al punto 6.3, ad eccezione dei dati identificativi dell’informatore nell’interesse pubblico, e la persona designata/il terzo designato ha chiesto che venisse completata entro 15 giorni, senza che tale obbligo sia stato adempiuto;

b) la segnalazione è stata inviata in forma anonima e non contiene informazioni sufficienti sulle violazioni di legge per poterla esaminare e risolvere, e la persona incaricata ha chiesto di integrarla entro 15 giorni, senza che tale richiesta sia stata soddisfatta.

1. Nel caso di cui alla lettera a), la decisione di archiviazione viene comunicata al denunciante d’ufficio, indicando il fondamento giuridico.
2. Se una persona invia più segnalazioni relative allo stesso oggetto, queste vengono collegate tra loro e il segnalante riceverà un’unica notifica. Se dopo l’invio di questa si riceve una nuova segnalazione sullo stesso argomento, senza che ci siano informazioni aggiuntive che giustifichino un’azione diversa, la segnalazione viene archiviata.
3. La persona designata o il terzo designato ai sensi del punto 6.6 può decidere di chiudere la procedura se, dopo aver esaminato la segnalazione, si constata che si tratta di una violazione chiaramente minore e che non richiede ulteriori azioni successive, se non la chiusura della procedura. Questa disposizione non pregiudica l’obbligo di riservatezza, l’obbligo di informare l’informatore di interesse pubblico e non pregiudica nemmeno altri obblighi o altre procedure applicabili per porre rimedio alla violazione segnalata.
4. La decisione di archiviazione viene comunicata al denunciante, indicando il fondamento giuridico.

6.8. Divulgazione pubblica

L’informatore che denuncia pubblicamente violazioni della legge gode di protezione se si verifica una delle seguenti condizioni:

a) ha segnalato la cosa prima internamente ed esternamente o direttamente all’esterno, ma ritiene che non siano state adottate misure adeguate;

b) ha fondati motivi per ritenere che:

1. la violazione può costituire un pericolo imminente o evidente per l’interesse pubblico o il rischio di un danno irreparabile; oppure

2. nel caso di una segnalazione esterna, c’è il rischio di ritorsioni o una probabilità ridotta che la violazione venga risolta in modo efficace, date le circostanze specifiche della segnalazione.

La segnalazione di una violazione della legge tramite divulgazione pubblica può essere indirizzata alla stampa, alle organizzazioni professionali, sindacali o dei datori di lavoro, alle organizzazioni non governative, alle commissioni parlamentari o tramite la diffusione, in qualsiasi modo, nello spazio pubblico di informazioni relative a violazioni della legge.

7. Misure di tutela, misure di sostegno e misure riparatorie

7.1. Condizioni

Per poter beneficiare delle misure di protezione, l’informatore nell’interesse pubblico deve soddisfare cumulativamente le seguenti condizioni:

a) essere una delle persone che effettuano segnalazioni ai sensi del punto 6.3 e che ha ottenuto informazioni relative a violazioni della legge in un contesto professionale;

b) aver avuto fondati motivi per ritenere che le informazioni relative alle violazioni segnalate fossero veritiere al momento della segnalazione;

c) aver effettuato una segnalazione interna, una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

Per poter beneficiare delle misure di risarcimento, l’informatore nell’interesse pubblico deve soddisfare cumulativamente le condizioni sopra indicate, oltre al requisito che le ritorsioni siano una conseguenza della segnalazione effettuata.

Le misure previste dal presente capitolo si applicano anche a:

a) ai facilitatori;

b) a terzi che hanno legami con l’informatore di interesse pubblico e che potrebbero subire ritorsioni in ambito professionale, come colleghi o parenti;

c) alle persone giuridiche di cui l’informatore di interesse pubblico è titolare, o per le quali lavora, o con le quali ha altri tipi di legami in ambito professionale;

d) all’informatore che, nell’interesse pubblico, ha segnalato o reso pubbliche in forma anonima informazioni relative a violazioni, ma che viene successivamente identificato e subisce ritorsioni;

e) all’informatore nell’interesse pubblico che effettua segnalazioni alle istituzioni, agli organi, agli uffici o alle agenzie competenti dell’Unione Europea.

7.2. Esclusione di responsabilità

Chi effettua una segnalazione nell’interesse pubblico, così come le persone di cui al punto 7.1 che segnalano o divulgazione pubblica di informazioni relative a violazioni della legge non violano le disposizioni di legge o le clausole contrattuali relative alla divulgazione di informazioni e non rispondono della segnalazione o della divulgazione pubblica di tali informazioni, a condizione che abbiano effettuato una segnalazione o una divulgazione pubblica secondo i termini della presente procedura e abbiano avuto motivi fondati per ritenere che la segnalazione o la divulgazione fosse necessaria per rivelare una violazione della legge.

7.3. Divieto di ritorsioni

È vietata qualsiasi forma di ritorsione nei confronti degli informatori nell’interesse pubblico, così come le minacce di ritorsione o i tentativi di ritorsione, in particolare quelli che riguardano:

a) qualsiasi sospensione del contratto individuale di lavoro o del rapporto di servizio;

b) il licenziamento o la revoca dalla funzione pubblica;

c) la modifica del contratto di lavoro o del rapporto di servizio;

d) la riduzione dello stipendio e la modifica dell’orario di lavoro;

e) la retrocessione o l’impedimento alla promozione sul lavoro o nella funzione pubblica e allo sviluppo professionale, anche attraverso valutazioni negative delle prestazioni professionali individuali o raccomandazioni negative relative all’attività professionale svolta;

f) l’applicazione di qualsiasi altra sanzione disciplinare;

g) coercizione, intimidazione, molestie;

h) la discriminazione, la creazione di un ulteriore svantaggio o l’essere sottoposti a un trattamento ingiusto;

i) il rifiuto di trasformare un contratto di lavoro a tempo determinato in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, qualora il lavoratore avesse legittime aspettative di ottenere un posto fisso;

j) il rifiuto di rinnovare un contratto di lavoro a tempo determinato o la risoluzione anticipata di un contratto di questo tipo;

k) causare danni, anche alla reputazione della persona in questione, in particolare sui social media, o perdite finanziarie, comprese quelle derivanti dalla perdita di opportunità commerciali e di mancati guadagni;

l) l’inserimento in un elenco o in una banca dati negativa, sulla base di un accordo settoriale o di settore, formale o informale, che possa comportare l’impossibilità per la persona in questione di trovare, in futuro, un impiego in quel settore;

m) la risoluzione unilaterale extragiudiziale di un contratto di vendita di beni o di prestazione di servizi, senza che siano soddisfatte le condizioni previste a tal fine;

n) la revoca di una licenza o di un permesso;

o) la richiesta di una perizia psichiatrica o medica.

Su richiesta del segnalante di interesse pubblico sottoposto a procedimento disciplinare, entro un anno dalla data della segnalazione, l’ordine degli avvocati della circoscrizione in cui il segnalante svolge la propria attività garantisce l’assistenza legale gratuita per tutta la durata del procedimento disciplinare.

7.4. Impugnazione delle misure adottate a titolo di ritorsione

(1) L’informatore nell’interesse pubblico, nonché le persone di cui al punto 7.1. può contestare le misure previste al punto 7.3. mediante una richiesta presentata al tribunale competente, a seconda della natura della controversia, nella cui circoscrizione territoriale il soggetto ha il proprio domicilio.

(2) Nelle controversie di cui al comma (1), spetta a chi impugna la misura dimostrare che essa è giustificata da motivi diversi da quelli legati alla segnalazione o alla divulgazione pubblica al datore di lavoro.

(3) Su richiesta del segnalante nell’interesse pubblico che intenda contestare le misure di cui al punto 7.3. L’ordine degli avvocati della circoscrizione in cui l’informatore agisce nell’interesse pubblico garantisce l’assistenza legale gratuita.

(4) Se il tribunale accerta che la misura è stata disposta come ritorsione a seguito di una segnalazione o di una divulgazione pubblica, può ordinare, a seconda dei casi, l’annullamento della misura, il ripristino della situazione precedente, il risarcimento del danno, la cessazione della misura e il suo divieto in futuro, nonché qualsiasi altra misura volta a porre fine alle forme di ritorsione.

7.5. Consulenza, informazione e assistenza

(1) L’Agenzia per l’integrità fornisce consulenza e informazioni sulle misure di protezione, sui diritti, sulle procedure e sui rimedi applicabili.

(2) L’Agenzia per l’integrità offre assistenza agli informatori di interesse pubblico per quanto riguarda la loro tutela contro le ritorsioni dinanzi a qualsiasi autorità.

8. Tutela dell’identità dell’interessato e dei terzi

(1) Le disposizioni relative alla tutela dell’identità applicabili agli informatori di interesse pubblico, previste al punto 6.5, paragrafo 1, e all’Allegato 3, si applicano anche all’interessato, nonché ai terzi citati nella segnalazione.

(2) L’identità dell’interessato è protetta per tutta la durata delle azioni successive alla segnalazione o alla divulgazione pubblica, a meno che, a seguito della risoluzione della segnalazione o della divulgazione, si accerti che l’interessato non è colpevole delle violazioni di legge oggetto della segnalazione o della divulgazione.

(3) Gli interessati hanno diritto alla difesa, compreso il diritto di essere ascoltati e il diritto di accedere al proprio fascicolo.

9. Sanzioni

9.1. Se chi ha segnalato sapeva che le informazioni fornite non erano vere:

• non godono della protezione prevista dalla legge n. 361/2022 (né l’informatore, né le altre persone di cui all’articolo 20, comma 3, della legge), né di quella prevista dal capo 5;
• può essere punito con una sanzione amministrativa che va da 2.500 a 30.000 lei da parte dell’ANI.
• il datore di lavoro può applicare sanzioni disciplinari e chiedere il risarcimento del danno causato dal lavoratore, secondo quanto previsto dal Codice del lavoro
• Restano comunque disponibili eventuali altri rimedi giuridici, compresa l’eventuale responsabilità penale.

9.2. Se si dimostrasse che le informazioni erano false e che l’informatore non aveva motivi fondati per ritenerle vere, ma non fosse stato dimostrato che sapesse che erano false:

• non godono della tutela prevista dalla legge n. 361/2022 (né l’informatore, né le altre persone di cui all’art. 20, comma 3, della legge), né di quelle previste al cap. 5.
• non può essere punito con una sanzione amministrativa da 2.500 a 30.000 lei da parte dell’ANI.
• A seconda delle circostanze del fatto, il datore di lavoro può applicare sanzioni disciplinari a seguito della segnalazione.
• Il datore di lavoro può ottenere il risarcimento del danno causato dal lavoratore, secondo quanto previsto dal Codice del lavoro, a seconda dei fatti concreti.
• Restano comunque disponibili eventuali altri mezzi di ricorso.

10. Responsabilità

La persona designata

Ai sensi del punto 6.6 della presente istruzione

11. Responsabilità

11.1. I rapporti vengono conservati per un periodo di 5 anni.

11.2. Le registrazioni del Registro elettronico vengono archiviate per un periodo di 5 anni

12. Accesso alle registrazioni e agli archivi

Si esegue secondo la procedura generale PG-VAL-01 “Controllo delle informazioni documentate”.

13. Distribuzione

La presente procedura, nella versione in vigore, viene distribuita dall’autore in modo controllato in formato elettronico e/o cartaceo agli utenti interni di VALROM e a quelli esterni (a seconda dei casi). Tutti i responsabili dei reparti hanno l’obbligo di istruire il personale a loro subordinato sui requisiti della presente procedura.

14. Allegati

Allegato 1 – Modulo di segnalazione interna

Allegato 2 – Flusso di lavoro per la rendicontazione interna

Allegato 3 – Nota informativa sul trattamento dei dati effettuato a seguito delle segnalazioni ricevute tramite il canale interno

ALLEGATO 1 – Modulo di segnalazione interna

Segnalazione interna di violazioni della legge

Dati dell’avvisatore
Nome e cognome
Numero di telefono
Indirizzo di residenza
Il contesto professionale da cui provengono le informazioni
L’interessato
Oggetto della segnalazione (descrizione dei fatti che potrebbero costituire una violazione della legge e, se del caso, le prove a sostegno della segnalazione)
Data della segnalazione		Firma del segnalante
Modalità di risoluzione

Data di risoluzione	Firma della persona designata/del terzo designato

ALLEGATO 2 – Flusso di lavoro per la rendicontazione interna

ALLEGATO 3 – Nota informativa sul trattamento dei dati effettuato a seguito delle segnalazioni ricevute tramite il canale interno

NOTA INFORMATIVA

riguardo al trattamento dei dati effettuato a seguito delle segnalazioni ricevute tramite il canale interno

Dato che la società Valrom Industrie SRL ha l’obbligo legale di istituire canali di comunicazione interni per segnalare violazioni della legge, sia che si siano già verificate sia che possano verificarsi, in conformità con le disposizioni della Legge n. 361/2022, ti forniamo di seguito alcune informazioni importanti su come trattiamo questi dati.

Ti preghiamo di leggere attentamente queste informazioni per capire bene come Valrom Industrie SRL tratta i tuoi dati, per quali finalità e per quanto tempo lo facciamo, nonché quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli.

1. I tipi di dati trattati e le finalità del trattamento

1.1. Valrom Industrie SRL, con sede a Bucarest, Settore 6, Via: B-dul Preciziei nr. 28, tratta dati personali relativi al tipo di segnalazione, alla categoria di appartenenza del segnalante e ai dettagli della segnalazione stessa (ad es. segnalante anonimo o identificato, nome, cognome del segnalante, indirizzo postale, numero di telefono, qualifica del segnalante come dipendente/fornitore/cliente/azionista/altro, nome/funzione della persona sospettata, data dell’incidente/del fatto, tipo di fatto, qualsiasi altro dettaglio).

1.2. I dati sopra indicati vengono utilizzati per analizzare le segnalazioni e indagare sui fatti segnalati, nonché per richiedere ulteriori dati e informazioni necessari all’adozione delle misure adeguate, e nel caso in cui i risultati delle indagini interne portino alla necessità di informare le autorità competenti, i dati da te forniti saranno utilizzati anche a questo scopo.

2. Durata del trattamento dei dati

2.1. I rapporti saranno conservati per un periodo di 5 anni, ai sensi dell’articolo 7, comma 2, della legge n. 361/2022.

3. Trasferimento dei dati

3.1. Le uniche persone autorizzate ad accedere ai dati oggetto della presente politica sono quelle che ne hanno bisogno per la loro attività professionale (la persona incaricata di ricevere le segnalazioni e il team allargato, nei casi indicati nella procedura di segnalazione). I dati non vengono diffusi in modo non ufficiale, né all’interno né all’esterno dell’organizzazione, a meno che Valrom Industrie SRL non sia obbligata per legge a farlo o quando la trasmissione è necessaria per raggiungere lo scopo per cui i dati vengono trattati (ad esempio quando è necessario che la segnalazione venga analizzata a livello del gruppo di cui fa parte la società).

3.2. In tutti i casi sopra descritti, la comunicazione dei tuoi dati personali avviene sulla base di un contratto stipulato con i destinatari dei dati, con cui questi si impegnano a utilizzare i dati esclusivamente per lo scopo per cui sono stati loro affidati, a rispettare l’obbligo di riservatezza e di garantire la sicurezza dei dati, nonché a rispettare tutte le disposizioni della legislazione vigente in materia di protezione dei dati personali.

3.3. Inoltre, potremmo divulgare i dati relativi alle segnalazioni da te inviate ad alcune autorità pubbliche, in base e nei limiti delle disposizioni di legge e a seguito di richieste espressamente formulate da queste ultime.

4. I diritti degli interessati

4.1. In qualità di persona fisica i cui dati sono trattati da Valrom Industrie SRL, hai i seguenti diritti che puoi esercitare gratuitamente:

– Sapere se la società tratta o meno i tuoi dati personali e quali sono;

– Chiedere la rettifica dei dati forniti, qualora fossero errati o incompleti;

– Chiedere la limitazione del trattamento o opporsi al trattamento dei tuoi dati, per motivi fondati e legittimi legati alla tua situazione personale;

– Richiedere la cancellazione dei tuoi dati, a meno che la legge non ne vieti la cancellazione.

– Se ci hai dato il consenso al trattamento di alcuni dati personali, puoi revocarlo in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.

– Hai il diritto di presentare un reclamo a un’autorità di controllo qualora ritenga che siano state violate le disposizioni di legge in materia di protezione dei dati personali.

4.2. Puoi esercitare i diritti sopra indicati contattandoci all’indirizzo dataprotection@romstal.ro. Per proteggere i tuoi dati personali e i tuoi interessi, potremmo chiederti ulteriori informazioni per identificarti quando desideri esercitare i diritti di cui sopra.

Per evitare il trattamento di dati sensibili senza una valida motivazione, ti preghiamo di non includere nella tua segnalazione le seguenti categorie di dati, se non sono collegate alla violazione segnalata:

• l’origine razziale o etnica
• le opinioni politiche
• confessione religiosa
• le convinzioni filosofiche
• l’appartenenza ai sindacati
• dati sulla salute
• dati sulla vita sessuale o sull’orientamento sessuale

*La procedura interna relativa alla segnalazione interna di violazioni della legge può subire modifiche ed essere aggiornata da Valrom Industrie SRL, se necessario.